当您联系潜在客户时，请务必向其传达以下信息：
活动详情，例如目的、日期和时间。
分配给每个发言者的长度。
他们可以在课程中分享的材料。
幻灯片和视频材料等所有可交付成果的截止日期。
请注意，并非每个您联系的人都有空，并且与他们沟通也需要时间，因此您必须提前开始安排发言者。
4. 与赞助商/参展商取得联系
对于需要多个参展商的活动，例如食品贸易展的供应商或非营利活动的赞助商，您也需要提前与组织取得联系。
这些组织可以是您所在行业的领导者，也可以是您的合作伙伴。您需要邀请他们参加您的活动，一旦他们同意，就与他们合作设计展位并下载公司信息，他们可以在您的平台上托管这些信息。
尤其是对于赞助商来说，您需要提供较高的品牌知名度，因此请确保您的虚拟活动设计包含广告机会。
5. 活动和游戏计划
为了提高用户参与度，请规划互动活动和游戏来吸引在线用户。
现金奖励
以下是一些可以帮助您入门的想法：
寻宝游戏：这是一种既能激励在线用户又能传达更多活动信息的好方法。您可以将线索隐藏在活动的不同区域或展位，以吸引更多人的注意。
抽奖：将参加至少一场会议或与至少一个展位互动的用户添加到抽奖中，并奖励他们免费赠品和商品。
每小时奖品：向单个时段在线的幸运用户发放每小时奖品。
6. 制定时间表
一旦让所有利益相关者参与进来，并且确切知道您想要举办哪些活动，就该创建活动时间表了。
请记住，您不能指望与会者一次盯着屏幕 10 个小时。以下是一份示例计划，您可以从中汲取灵感：
从介绍会开始，最好持续 30 分钟，并留出一些时间进行问答。
然后，休息 10 分钟，让与会者检查虚拟环境并熟悉不同的区域。
安排最多 45 分钟的演讲时间，其中 5 分钟用于问答。
留出一小时的午餐或茶歇时间。
从知名演讲者开始，因为与会者在活动开始时会最投入、最有活力。
在会议之间留出至少五分钟的时间，让参加者有时间过渡或放松。
计划活动结束时的活动，如寻宝游戏或抽奖。
确保在主大厅可以查看此日程安排，以便与会者知道他们想参加哪些演讲会议。您还件，以确保参与者不会错过任何活动。以下是 Best of B2BMX 的一个示例：
最好的 B2BMX 电子邮件
7. 在虚拟活动平台上设置活动
准备好活动计划后，请联系虚拟活动平台提供商。演练很 埃及电话数据 重要，可以了解平台可以帮助您实现什么以及其局限性。
接下来，您需要向支持团队说明您的要求，以便他们为您定制解决方案。您想主持多少场会议？您想使用哪些不同的大厅区域？
例如，如果解决方案提供多种活动空间布局，您必须尝试这些布局才能找到最适合您的布局。如需更多广告空间，请选择带有大型、高影响力横幅的布局。
接下来，您还需要联系参展商，询问他们希望自己的展位是什么样的，以及可以进行哪种展示。让他们访问虚拟活动并定制自己的展位。
8. 发送促销信息
一旦一切准备就绪并且您知道会发生什么，就可以开始推广该活动了。
电子邮件将成为您最好的沟通渠道，86% 的商务人士更喜欢使用它来进行商务沟通。此外，预计2021 年电子邮件用户将达到 41 亿。
创建电子邮件营销活动并将其发送给您的所有电子邮件列表，让他们了解活动的内容以及活动何时开始。添加明确的号召性用语，以便您的收件人更有可能点击它。Asana 在这方面做得很好，他们的电子邮件内容简洁明了。