Canada Dataset

第 6 步：制定备份计划

在这个阶段，开始制定向后计划日历，即基于截止日期的日历是个好主意。在本例中，它是您的活动的日期。

使用此文档来计划和监控重要日子之前所有阶段的进度，并预测任何延迟。

事件追溯计划的示例：

© 梅布提克

虽然 Excel 电子表格（如前面的示例所示）可须执行的不同操作，但项目管理工具提供了额外的优势：资源管理、截止日期、不同任务之间的相互依赖性、预算等此外，这种软件以SaaS模式供所有人使用，有利于协同工作和协调。

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第 7 阶段：创建团队并选择服务提供商

请求公司内部增援……

根据您计划的专业活动的规模，您可能需要从公司内部召集增援人员。

这就是为什么我们建议组建一个团队，其中每个人都确切地知道自己的角色是什么以及任务的最后期限。

使用您的回顾计划或项目管理软件来组织物流并了解开发项目所需的所有资源！

……还有外面

志愿者、演艺人员、餐饮服务商、主持人和女招待……根据活动的性质，您将需要使用外部服务提供商。

在您团队的帮助下，提前定义您的所有需求。您甚至可以编写规范。

然后，一旦确定了您的需求，就可以进行选择过程。您应该考虑许多品质：

100% 符合其规格；
反应能力。如果你的联系人在你联系他们时没有反应，这对于接下来更紧张的时刻来说并不是一个好兆头；
具有适应性，因为活动行业以发生许多不可预见的事件而闻名；
提供最优惠的价格。这就是为什么您必须有足够的时间进入以获得最大数量的报价并进行比较。
有些平台可以轻松找到服务提供商，例如 EventAdvisor 或 Commeti。

在招募志愿者时，还可以使用特定的工具。 Recrewteer 就是一个例子，它是一个旨在有效管理志愿者的解决方案：创造就业机会、招聘、沟通、活动期间的协调、食品和住宿管理……您的所有流程都得到简化和自动化。此外，您可以使用白标软件进一步个性化您的活动。

第 8 步：传达事件

为了吸引人们参加您的活动，请规划一个良好的沟通策略。

这里一切也取决于您的预算和目标受众。然而，有多种沟通方式需要考虑。

您自己的网站：轻松传播有关您的活动 阿尔巴尼亚数据 的所有信息，并受益于良好的知名度，特别是得益于自然引用。

电子邮件：这是向数据库中先前选择的部分发送邀请的适当渠道。

您的社交网络：它们是与受众沟通的简单方式，但也可用于通过付费广告向对您的活动感兴趣的人传播信息。您不需要庞大的预算：几十欧元就足以覆盖数千名互联网用户。您可以根据自己的定位和目标受众选择网络：Facebook 广告、LinkedIn 广告、Twitter 广告等。

其他网络，将其成员围绕特定的、通常是专业的主题聚集在一起。任何方式让人们知道你在做什么。

新闻和公共关系：那么您必须撰写包含所有基本信息的新闻稿。

一些活动软件包可以帮助您宣传。例如 AgoraEvent 就是这种情况。除此之外，该解决方案负责为您的活动创建一个响应式网页，可以根据您的图像进行自定义。然后，AgoraEvent 负责监控参与者，从注册到发送电子邮件，包括管理同伴。

第 9 阶段：通知您的团队

在重要的日子之前，花点时间向所有团队以及服务提供商介绍情况。每个人都必须清楚地知道自己的角色是什么。

还计划创建一个通讯系统，以便每个人都可以在活动期间轻松地相互交谈。例如，您可以使用