哈勒姆市政府采用了新的灵活办公室，拥抱新工作方式的原则。但是，作为一名员工，您如何找到做好工作所需的人员呢？我们已经开始与 Haarlem Zaakcafé 进行一项实验，以提高社交媒体和信息管理的工作质量，同时缩短周转时间。
随时随地：但是在哪里呢？
哈勒姆市政府已经接受了新的工作方式。随着弹性工作制的引入，员工之间的伙伴关系发生了变化。你们不再都坐在固定的地方，但实际上每个人都可以随时随地工作。在哈勒姆的五座市政办公楼之一，也可以在家里或在路上。您的工作时间也可以有所不同：毕竟，您不再受朝九晚五的心态束缚。这提供了优势，但也使协作变得更加复杂。您如何以及在哪里结识做好工作所需的人员？
即时访问您的信息
哈勒姆市 DIV 办公室主任 Peter van de Ruit 在他的论文“我们是档案馆”中描述了这一趋势。他指出，人们需要一个可以交换知识和信息的数字工作环境。这提供了一种解决方案，不仅可以在组织内不受时间和地点的限制，还可以与组织外部的人员一起工作。如果员工可以随时随地直接访问他们的（文档）信息、文件，那么这对于他们来说是理想的选择。将所创建的知识和信息直接记录在存档应用程序中对于组织来说具有附加价值。这样，政府组织就可以保证数字可持续性、承担责任并更好地服务客户。
更好地利用集体智慧
我采纳了这个想法，并与 Jeroen Segers 一起开展了一项可行性研究，探讨在拥有社交媒体和信息管理系统的知识密集型组织的主要流程中创造附加值的可能性。研究表明，社交媒体的使用可以提高主要流程的效率。
工作流程中的社交媒体和信息管理
我们进行了案头研究并采访了正在探索社交媒体可能性的组织。目前，大多数组织主要使用社交媒体与客户联系。有些人已经在内部尝试社交媒体提供的可能性。人们越来越认识到公司可以通过社交媒体更好地利用集体智慧，但我们还没有遇到社交媒体与信息管理系统（例如案例系统）之间的联系。接受采访的人确实发现这是一个有吸引力的提议。
Pleio 和 Yammer
2012年春天，我们在信息管理平台春季会议上讨论了可行性研究的结果。一位与会者提到，社交媒体的主要缺点是共享的信息和知识不会自动存储在内部信息系统中。社交媒体解决方案始终是独立的。与流程相关的信息仍然是碎片化且可用的。一些参与者认识到的另一个问题是，通常只有一小部分人想通过社交媒体脱颖而出。参与者还交流了有关 Yammer 的经验，据一些人说，这个系统名副其实：它被认为是“一种耻辱”。毫无意义的信息经常被分享，比如有人无数次经历过“有趣的会议”。
例如，考虑Pleio；这是一个很好的举措，但由于与组织内的工作缺乏联系，它几乎没有落地。正如哈勒姆的情况所证明的那样，它的成功过于依赖员工自己的努力。
知识和信息集中在一处
基本思想实际上非常简单：社交媒体提供的新可能性与组织中的工作执行相关。基本原则是人们将分享知识和信息，因为这使他们能够更快和/或更好地完成工作。因此，与他人的联系在于任务的执行。毕竟，任务很少是完全孤立地执行的。因此，员工会通过工作寻求甚至需要与他人建立联系，以实现所要求的结果。例如在撰写复杂的政策文件时。
但负责处理文件的员工有时也希望让其他人参与执行他的任务。在数字化、交互式协作空间中，他可以向同事提问，并在必要时直接访问（部分）文件。这样，同事可以查阅相关文档并将任何评论直接添加到文档或文件中。同事之间也可以在同一个应用程序中互相咨询。所有信息和知识都可以在一处获得，因此仍然可用。
概念证明：实验和测量
我们目前正处于研究的第二阶段，测试这些原则是否有效。最初，名为 Haarlems Zaakcafé 的社会信息管理系统将推广给哈勒姆市的一个小团队。社交商业系统将人与人、信息、知识和应用程序连接起来。这样他们就可以在线协作、交流、分享和开发知识。所有相关文件都由该小组存储在数字平台上，所有相关对话也都在那里进行。通过使用案例类型作为基础，所有相关信息立即链接到特定案例，并且所有内容都放在一起。
哈勒姆塞扎克咖啡馆
启动会上，与会各方达成了合作协议。例如，双方同意不再通过电子邮件进行任何沟通。该团队由社区经理指导，为他们提供帮助。一旦团队成员很快站稳脚跟，他们就会将组织内的其他员工连接到社交平台。然后，我们将衡量社会案例系统是否（如果是）如何在初级流程中提供附加值。
更多的可能性
与此同时，哈勒姆的管理人员也看到了可能性。他们希望每周的管理会议通 哥伦比亚赌徒数据库 过社会案例系统进行。所有会议文档都可以放入其中，您不再需要怀疑自己是否有最新版本，也不必打印出来，只需在 iPad 上显示即可。您可以立即做笔记，这些笔记也将保存在存档中。这些文件不再在每个人的收件箱中积满灰尘。当然，议程也是互动的：参与者可以共同确定和更新议程。谁知道呢，也许在会议开始之前，有些议程项目就已经处理完毕了！
6 条建议
实验仍在进行中，但我们已经让您一睹其中的奥秘。在主要工作流程中成功使用社交媒体的六个重要发现：
人们仍然有必要随时随地获得正常工作所需的所有信息。因此要确保内部信息管理有序。引入面向案例的工作（或案例管理），使所有信息以逻辑方式组织在一起
从小处开始。从一小群人开始。假设他们的工作情况。你遇到了什么？什么可以帮助你更好地完成工作？
确保组织的承诺。一如既往，管理层的承诺在这里很重要。但与之合作的人员的承诺也至关重要。
技术选择并不是成功的关键因素！
不同的工作方式对员工提出了很多要求。给他们时间去适应，但要清楚他们的期望是什么。就用户的期望以及他们彼此之间的期望达成明确的协议。不再通过电子邮件进行互动？那就不要再发邮件了！
良好的指导至关重要。为了取得真正的成功，文化和工作方式必须为此做好准备。以适应人们日常工作的方式介绍制度和工作方法。
可行性研究的结果可以向 Van Kaliber 索取。与哈勒姆市政府进行的概念验证是该研究第二阶段的一部分，并由 EL&I 部的倡议文件服务谷 (Document Services Valley) 共同资助。